El artículo 178 del Reglamento Notarial establece la obligación del notario de comunicar la modificación, subsanación, rectificación, revocación, etc. de cualquier escritura autorizada por otro Notario y en cuyo protocolo se hallen las matrices que contengan los negocios a que la nueva escritura afecte, a través del sistema de información Central del Consejo General del Notariado.
Hasta la puesta en marcha del servicio, la comunicación de los correspondientes oficios se realizaba exclusivamente mediante correo postal o por correo electrónico.
Con la puesta en marcha de este servicio, se aporta un nuevo y seguro canal de comunicación homogéneo para el conjunto de los notarias de España, que les permite dar cumplimiento a la obligación de comunicación delos correspondientes oficios de una forma ordenada, eficaz y segura.
Este servicio aporta fundamentalmente a las Notarías un canal homogéneo a través de SIGNO para la realización de las comunicaciones que se derivan del artículo 178 del RN.
Permite igualmente dar cumplimiento a la obligación regulada en el referido precepto y proceder a la comunicación de los correspondientes oficios de una forma ordenada y segura.
Con el objeto de aportar mayor seguridad y valor al servicio, tanto para quien emite el oficio como para quien lo recibe, el servicio facilita gestiones adicionales para las comunicaciones emitidas y recibidas.
De esta forma, se pueden crear de forma automática oficios no comunicados a partir del cotejo de documentos, la recepción de notificación de acuses de recibo y de lectura de oficios comunicados, la gestión de las notas pendientes de insertar en la matriz, la recepción de las notificaciones del servicio y de los oficios, adicionalmente, a una cuenta de correo electrónico
¿Cuál es la legislación aplicable?
La regulación normativa del servicio, nace a resultas de la entrada en vigor del art. 178 del vigente Reglamento Notarial.
En el mismo se regula que las escrituras que modifiquen, revoquen, anulen o dejen sin efecto otras anteriores, deben ser comunicadas mediante oficio al notario en cuyo protocolo se hallen las matrices afectadas por la nueva escritura.
¿Cuáles son las principales ventajas?
La comunicación telemática a través de la utilización de éste servicio desde cada una de las notarías aporta fundamentalmente seguridad jurídica, tanto al emisor como receptor de las comunicaciones, estableciendo un único entorno para la recepción, localización y gestión de los oficios, todo ello en una herramienta homogénea.
El contenido del oficio que debe asentarse en la matriz correspondiente del protocolo que custodia el receptor de la comunicación, puede ser gestionado igualmente desde este servicio para comodidad y seguridad de la notaría.
¿Qué aporta a la notaría?
La Notaría como custodio de documentos y a su vez, emisor y receptor de los oficios, se le facilita una forma ordenada y homogénea de gestión de los mismos.
Permite además a la Notaria, el control, seguridad e inmediatez en la comunicación de cualquier acto que modifique las escrituras autorizadas por cualquier Notario.
¿Y a los ciudadanos?
Finalmente el ciudadano obtiene la intervención del fedatario público como figura de confianza que velará por la integridad y seguridad del contenido y vigencia de las escrituras, imprescindible, por ejemplo, para la solicitud de copias simples o autorizadas de escrituras relativas a poderes revocados total o parcialmente. Y todo ello sin necesidad de desplazamientos, gestiones, trámites, etc. Todo en la propia oficina notarial de forma inmediata y segura.
Deme algunos datos de interés
El servicio de Comunicación de Oficios está en funcionamiento desde medianos de 2013.
Del conjunto de la actividad notarial, se derivan del orden de 27.000 escrituras anuales susceptibles de las comunicaciones contempladas en el servicio.
La puesta en funcionamiento del servicio ha supuesto un auténtico punto de inflexión en la necesaria normalización de estas comunicaciones cruciales en la actividad notarial y garantes de la seguridad y vigencia de los documentos notariales.
¿Cómo hacer uso del servicio en la notaría?
El Servicio se halla ubicado en la plataforma SIGNO, herramienta de gestión y tramitación de los diferentes trámites que se realizan desde la Notaria en su relación con terceros (Registros, Administraciones Públicas y Organismos privados).
Puede ser utilizado por el conjunto de las 3.000 notarías de España, y no requiere de trámite previo o adhesión alguna.
Estadisticas de uso y eficiencia
Año de inicio: 2013
Organismos adheridos: Disponible únicamente para el colectivo notarial
Volumen potencial de uso anual: 27.000 comunicaciones
