Una vez firmada una escritura y con posterioridad al otorgamiento del documento público, el notario recoge toda la información derivada del mismo a efectos fiscales, catastrales o jurídicos contenidos en dicho documento confeccionando un formulario formado por datos estructurados y dotado de una serie de reglas de validación y coherencia. Este servicio es el llamado Expediente Electrónico.
Este servicio permite a las Notarías comunicar toda la información relevante de los documentos notariales mediante un formato de datos estructurado para que dicha información pueda ser remitida a todas las Administraciones Públicas y órganos del Consejo General del Notariado que correspondan.
Tras la firma de cualquier escritura la Notaría procede a reflejar los datos relevantes de la misma en un formulario de datos estructurados conocido como Expediente Electrónico. Este Expediente Electrónico constituye el núcleo de la Plataforma SIGNO y su información es reaprovechada por el resto de trámites de la plataforma.
La Ley 36/06, de Prevención del fraude fiscal, ha modificado el artículo 17 de la Ley del Notariado, estableciendo que “A los efectos de la debida colaboración del Notariado y de su organización corporativa con las Administraciones públicas, los notarios estarán obligados a llevar índices informatizados y en su caso en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos. El Notario deberá velar por la más estricta veracidad de dichos índices, así como por su correspondencia con los documentos públicos autorizados e intervenidos, y será responsable de cualquier discrepancia que exista entre aquéllos y éstos, así como del incumplimiento de sus plazos de remisión.
El servicio del Expediente Electrónico ofrece un sistema unificado para la composición del Índice Único Informatizado que cubre todos los supuestos de negocio jurídico realizables en Notaría. Además el servicio está dotado de un amplio conjunto de reglas de validación y de coherencia que garantizan la calidad de la información contenida en el Expediente Electrónico.
¿Qué organismos están adheridos a este servicio?
Directamente este servicio se encuentra integrado con todos los Colegios Notariales de España quienes reciben y custodian los Índices Únicos Informatizados.
Indirectamente la información que compone el Expediente Electrónico se trata y transforma para ser comunicada a las 17 Comunidades Autónomas, Catastro Estatal y más de 2.000 Ayuntamientos.
Finalmente, la información que compone en Expediente Electrónico alimenta el Centro de Información de ANCERT del cuál surgen numerosos informes estadísticos entre los que destaca el portad Web CIEN (www.cienotariado.org).
¿Cuál es la legislación aplicable?
El actual marco normativo y regulatoria de este servicio concreto, lo constituye el vigente artículo 17 de la Ley del Notariado que estable lo siguiente: “El Consejo General del Notariado formará un índice único informatizado con la agregación de los índices informatizados que los notarios deben remitir a los Colegios Notariales. A estos efectos, con la periodicidad y en los plazos reglamentariamente establecidos, los notarios remitirán los índices telemáticamente a través de su red corporativa y con las garantías debidas de confidencialidad a los Colegios Notariales, que los remitirán, por idéntico medio, al Consejo General del Notariado”.
¿Cuál es su principal ventaja?
El servicio permite la informatización de los datos reflejados en los documentos públicos autorizados en Notaría formando el Índice Único Informatizado.
La información contenida en el mismo, se integra en un formato único y sujeto a una serie de validaciones y reglas de coherencia que garantizan el correcto cumplimiento de la legislación vigente.
¿Qué aporta a la notaría?
El servicio permite a la Notaría obtener una doble ventaja. En primer lugar la de cumplir con la obligación de componer el Índice Único Informatizado de una forma cómoda y estructurada. Por otro lado, el reaprovechamiento de la información introducida para el uso del resto de trámites de la Plataforma SIGNO de uso diario y común en la actividad ordinaria notarial.
¿Qué aporta a las Administraciones Públicas?
Las Administraciones Públicas tienen en este servicio la garantía que supone el recibir periódicamente y cumpliendo con los más altos criterios de calidad la información relevante para sus funciones que se deriva de la autorización de documentos notariales.
¿Y a los ciudadanos?
El ciudadano se ve beneficiado por este servicio viendo agilizados los trámites administrativos que se derivan del otorgamiento de escrituras ante Notario, gracias al ahorro de tiempo que supone el hecho de poner a disposición de las Administraciones Públicas toda la información necesaria de forma proactiva.
En algunos casos como es el Cambio de Dominio Simple Catastral, el servicio notarial de Envío del Índice Único exime al ciudadano de la necesidad de personarse en Catastro para realizar el cambio de titularidad después de realizar la compra de un inmueble.
Deme algunos datos de interés
El servicio de Expediente Electrónico está en funcionamiento desde el año 2007.
Cada mes se remiten más de 600.000 Expedientes Electrónicos desde el conjunto de notarías de España.
¿Cómo hacer uso del servicio en la notaría?
El Servicio se halla ubicado en la plataforma SIGNO.
Puede ser utilizado por el conjunto de las 3.000 notarías ubicadas en España.
En el propio trámite encontrará el correspondiente manual de usuario con todo el detalle para iniciarse en el uso del Servicio y poder ofrecer el mismo a los clientes de su notaría.
¿Cómo puede hacer uso de este servicio el ciudadano?
El Expediente Electrónico es un servicio que no requiere de su solicitud por parte del ciudadano. La notaría remitirá el Índice Único Informatizado a todos los destinatarios receptores en todos los casos.
