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Envío de Copia Electrónica

Dicho servicio nace fruto del redactado de la 5ª sección de la Ley y Reglamento Notarial en la que se establecen las bases para la expedición y envío, en formato electrónico, de copias simples y autorizadas de documentos notariales.

Con el objeto de dar una solución tecnológica para el cumplimiento de la referida normativa, donde la seguridad y la confidencialidad son los aspectos más importantes de la misma, este servicio permite a las Notarías enviar telemáticamente y de forma segura, copias electrónicas simples y autorizadas a otros notarios y a organismos públicos integrados,con o sin solicitud previa de las mismas.

Adicionalmente, también se ofrece la gestión administrativa del cobro de las facturas derivadas de los aranceles de las copias expedidas por el remitente (en el caso que las haya), de forma ágil y automatizada permitiendo, de ese modo, una reducción del tiempo de gestión, de los costes de envío en mensajería y de los plazos de entrega. 

¿En qué consiste este servicio?

Desde el Sistema Integrado de Gestión del Notariado (SIGNO), plataforma homogénea y de uso diario del conjunto de las notarías de España, se ofrece un servicio que permite, tanto al colectivo Notarial como a organismos públicos, realizar la solicitud telemática de copias simples y autorizadas a las diferentes notarías para que éstas puedan responder electrónicamente,y de forma instantánea, dentro del plazo establecido por la Ley.

A su vez, el mismo servicio permite también el envío proactivo de copias, sin necesidad de que haya solicitud, tanto al Notariado como a los diferentes organismos públicos integrados con esta modalidad.

Adicionalmente al documento de la copia, existe la posibilidad que el Notario pueda adjuntar, en el caso de envío de copias al Notariado, la factura derivada de los aranceles de las copias para que Ancert, cuando el destinatario de la copia haya aceptado el importe de la misma, realice la gestión administrativa del cobro de dicha factura de forma automatizada y sin necesidad de más intervención de las notarías remitentes ni destinatarias.

¿Qué organismos están adheridos a este servicio?

Actualmente, el servicio está disponible para todo el colectivo notarial (a excepción de los colegios notariales y notarios en su condición de archiveros) y algunos organismos públicos tanto a nivel autonómico como local.

En relación a entidades de ámbito autonómico, los organismos integrados son:

- Gobierno de Cantabria - Agencia Cántabra de Administración Tributaria (ACAT)

- Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (CARM)

- Junta de Andalucía

- Consejería de Economía y Hacienda (CEH)

- Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa (CICE)

- Registro de Sociedades Laborales de Andalucía (RSCL)

- Generalitat de Catalunya (GENCAT)

- Castilla y León (JCyL)

- Principado de Asturias (PDA)

- Xunta de Galicia (XDG)

- Diputación General de Aragón (DGA)

- Diputación de Barcelona (DIBA)

- Diputación Foral de Vizcaya (DFB)

- Diputación Foral de Guipúzcoa (DFG)

Por otro lado, en relación a entidades de ámbito local, existen son ya cerca de 2.000 los municipios integrados en el sistema, aumentando día a día, atraídos por la eficiencia y seguridad del servicio.

¿Cuál es la legislación aplicable?

La regulación normativa del servicio, nace a resultas de la 5ª sección de la Ley y Reglamento Notarial, en el que se establecen las bases relativas a la expedición y envío de copias; y, además, de la entrada en vigor del párrafo 5 del artículo 254 de la Ley Hipotecaria (añadido por la Ley 16/2012, de 27 de diciembre de 2012, publicada en el BOE número 312 del viernes 28 de Diciembre de 2012), en el que se regula la comunicación y puesta a disposición de una copia electrónica de la escritura con el fin de comunicar el hecho imponible del IIVTNU a los diferentes Entes Locales.

¿Cuál es su principal ventaja?

La tramitación telemática de éste servicio desde la propia oficina notarial aporta fundamental­mente seguridad, confidencialidad y control tanto para el remitente de la copia electrónica como para el destinatario de la misma.

¿Qué aporta a la notaría?

La notaria obtiene un flujo homogéneo y telemático  que fortalece la seguridad de este tipo de comunicaciones de solicitud y remisión de copias dentro del colectivo, y del colectivo con terceras administraciones.

La Notaría, como custodio del documento, refuerza su posicionamiento como garante de seguridad e imparcialidad, ofreciendo a los ciudadanos y a la administración pública servicios adicionales y complementarios de la propia autorización de la escritura, tales y como son el envío de copias.

Se aporta al Notariado agilidad y automatización para realizar dicho envío y, adicionalmente, la gestión administrativa del cobro de las facturas derivadas de los aranceles de las mismas (en el caso que las haya), permitiendo, de ese modo, una reducción del tiempo de gestión, de los costes de envío en mensajería y de los plazos de entrega.

¿Qué aporta a las Administraciones Públicas?

Por su parte, las Administraciones Autonómicas y Locales obtienen información exacta e inmediata de forma indirecta relativa a tributos (ITP/AJD, IIVTNU…), para poder proceder a su recaudación.

¿Y a los ciudadanos?

Finalmente, el ciudadano obtiene la intervención del fedatario público como tercero de confianza que velará por la idoneidad tributaria del objeto de transmisión en relación al Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (Plusvalía municipal) o bien, al Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD); todo ello sin necesidad de desplazamientos ni gestiones ni trámites, desde la propia oficina notarial de forma inmediata y segura.

Deme algunos datos de interés

El servicio de Envío de Copias entre Notarios está en funcionamiento desde finales de 2008, para Organismos Autonómicos desde 2007 y para Organismos locales desde Abril de 2013.

Desde la puesta en marcha del servicio para Organismos Locales, el volumen de Ayuntamientos ha crecido exponencialmente llegando a los más de 2.700 municipios integrados actualmente.

El último año se realizaron casi 100.000 envíos de copias entre notarios y más de 235.000 a Organismos Autonómicos desde el conjunto de notarías de España.

¿Cómo hacer uso del servicio en la notaría?

El Servicio se halla ubicado en la plataforma SIGNO.

Puede ser utilizado por el conjunto de las 3.000 notarías de España, sin trámite previo o adhesión alguna.

En el propio trámite encontrará el correspondiente manual de usuario con todo el detalle para iniciarse en el uso del Servicio y poder ofrecer el mismo a los clientes de su notaría.

¿Cómo puede un organismo integrarse?

Cualquier Ayuntamiento u organismo interesado puede hacer la solicitud de adhesión al servicio poniéndose en contacto con nosotros.

¿Cómo puede hacer uso de este servicio el ciudadano?

Este servicio no está disponible para el ciudadano.

SIGNO Sistema Integrado de Gestión del Notariado

Estadisticas de uso y eficiencia

Año de inicio: 2008

Organismos adheridos: Más de 2.700 Ayuntamientos y las siguientes entidades de ámbito autonómico:
- Gobierno de Cantabria
- Agencia Cántabra de Administración Tributaria (ACAT)
- Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (CARM)
- Junta de Andalucía
- Consejería de Economía y Hacienda (CEH)
- Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa (CICE)
- Registro de Sociedades Laborales de Andalucía (RSCL)
- Generalitat de Catalunya (GENCAT)
- Castilla y León (JCyL)
- Principado de Asturias (PDA)
- Xunta de Galicia (XDG)
- Diputación General de Aragón (DGA)
- Diputación de Barcelona (DIBA)
- Diputación Foral de Vizcaya (DFB)
- Diputación Foral de Guipúzcoa (DFG

Volumen de uso anual:
- 100.000 envíos de copias entre notarios
- 235.000 a Organismos Autonómicos
- 180.000  a Organismos Locales

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