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Cierre del Índice Único

En cumplimiento del marco normativo establecido en el Artículo 17 de la Ley del Notariado, el colectivo ha desarrollado intensos vínculos de colaboración con la Administración Pública siendo el Envío del Índice Único uno de los servicios telemáticos más importantes dentro del contexto de intercambio de información entre el notariado y la Administración.

Este servicio permite a las Notarías comunicar toda la información relevante de los documentos notariales mediante un formato de datos estructurado para que dicha información pueda ser remitida a todas las Administraciones Públicas y órganos del Consejo General del Notariado que correspondan. 

¿En qué consiste este servicio?

Tras la firma de cualquier escritura la Notaría procede a reflejar los datos relevantes de la misma en un formulario de datos estructurados conocido como Expediente Electrónico.

La Ley 36/06, de Prevención del fraude fiscal, ha modificado el artículo 17 de la Ley del Notariado, estableciendo que “A los efectos de la debida colaboración del Notariado y de su organización corporativa con las Administraciones públicas, los notarios estarán obligados a llevar índices informatizados y en su caso en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos. El Notario deberá velar por la más estricta veracidad de dichos índices, así como por su correspondencia con los documentos públicos autorizados e intervenidos, y será responsable de cualquier discrepancia que exista entre aquéllos y éstos, así como del incumplimiento de sus plazos de remisión.

El servicio de Envío de Índice permite al Notario cumplir con estos plazos de remisión del Índice Único Informatizado así como hacer llegar la información a los destinatarios pertinentes.

Además permite al Notario conocer con detalle cuáles han sido los receptores de la información consignada en el índice Único Informatizado.

¿Qué organismos están adheridos a este servicio?

Este servicio se encuentra integrado con todos los Colegios Notariales de España quienes reciben y custodian los Índices Únicos Informatizados.

La información remitida en el Envío del Índice se trata y transforma sin alteración del contenido, para ser comunicada a las 17 Comunidades Autónomas, Catastro Estatal y más de 2.000 Ayuntamientos. Esta información recibida por el tercero, resulta de vital importancia para el desarrollo ordinario y control de las actividades y competencias que estos organismos tienen atribuidas.

Finalmente y no menos importante, la información remitida en el Envío del Índice alimenta el Centro de Información de ANCERT del cuál surgen numerosos informes estadísticos entre los que destaca el portad Web CIEN (www.cienotariado.org), que se ha convertido en lugar de referencia para la consulta de datos estadísticos y volumétricos derivados de la actividad notarial.

¿Cuál es la legislación aplicable?

Según el artículo 17 de la Ley del Notariado: “El Consejo General del Notariado formará un índice único informatizado con la agregación de los índices informatizados que los notarios deben remitir a los Colegios Notariales. A estos efectos, con la periodicidad y en los plazos reglamentariamente establecidos, los notarios remitirán los índices telemáticamente a través de su red corporativa y con las garantías debidas de confidencialidad a los Colegios Notariales, que los remitirán, por idéntico medio, al Consejo General del Notariado”.

¿Cuál es su principal ventaja?

La principal ventaja la constituye la remisión de datos por el notariado de forma homogénea y estructurada para utilidad del tercero receptor, resultado estos datos cruciales para el desarrollo y control de la actividad que compete al tercero como Administración.

Asimismo el servicio permite la remisión por lotes de los Expedientes Electrónicos formando el Índice Único Informatizado y ofreciendo un canal único y dotado de una serie de validaciones y reglas de coherencia que garantizan el correcto cumplimiento de la legislación vigente. Posteriormente la información se transforma al formato de cada destinatario y se comunica  la información a los mismos.

¿Qué aporta a la notaría?

El servicio permite a la Notaría agrupar los Expedientes Electrónicos en lotes para su remisión al Colegio Notarial, cumplir con la obligación de comunicar a las Administraciones Públicas y posteriormente realizar seguimiento en su caso, respecto a los destinatarios que han recibido información de cada documento.

¿Qué aporta a las Administraciones Públicas?

Las Administraciones Públicas tienen en este servicio la garantía que supone el recibir periódicamente y cumpliendo con los más altos criterios de calidad la información relevante para sus funciones que se deriva de la autorización de documentos notariales.

¿Y a los ciudadanos?

El ciudadano se ve beneficiado por este servicio viendo agilizados los trámites administrativos que se derivan del otorgamiento de escrituras ante Notario, gracias al ahorro de tiempo que supone el hecho de poner a disposición de las Administraciones Públicas toda la información necesaria de forma proactiva.

En algunos casos como es el Cambio de Dominio Simple Catastral, el servicio notarial de Envío del Índice Único exime al ciudadano de la necesidad de personarse en Catastro para realizar el cambio de titularidad después de realizar la compra de un inmueble.

Deme algunos datos de interés

El servicio de Cierre de Índice Único está en funcionamiento desde el año 2007.

Cada año se remiten más de 100.000 lotes de Índice Único desde el conjunto de notarías de España.

¿Cómo hacer uso del servicio en la notaría?

El Servicio se halla ubicado en la plataforma SIGNO.

Puede ser utilizado por el conjunto de las 3.000 notarías ubicadas en España.

En el propio trámite encontrará el correspondiente manual de usuario con todo el detalle para iniciarse en el uso del Servicio y poder ofrecer el mismo a los clientes de su notaría.

¿Cómo puede hacer uso del servicio el ciudadano?

El Cierre del Índice Único es un servicio que no requiere de su solicitud por parte del ciudadano. La notaría remitirá el Índice Único Informatizado a todos los destinatarios receptores en todos los casos.

SIGNO Sistema Integrado de Gestión del Notariado

Estadisticas de uso y eficiencia

Año de inicio: 2007

Organismos adheridos: 17 Comunidades Autónomas, Colegios Notariales, Catastro Estatal, más de 2.000 Ayuntamientos y el Centro de Información

Volumen de uso anual: 508.000 lotes de Índice Único firmados

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